TIETOSUOJASELOSTE HELSINGIN SEUDUN KESÄYLIOPISTON KURSSIHALLINTAJÄRJESTELMÄLLE

Tämä on yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Helsingin seudun kesäyliopiston kurssihallintajärjestelmälle. (Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 §)

1. Rekisterinpitäjä
Helsingin seudun kesäyliopisto
Kaisaniemenkatu 4 A, 00100 Helsinki
puh. 020 779 2400, 020 779 2401

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö
Rekisteristä vastaava henkilö: Ari Salo, toiminnanjohtaja
Rekisterin yhteyshenkilö: Katja Kuuramaa, koulutussuunnittelija

3. Rekisterin nimi
Helsingin seudun kesäyliopiston kurssihallintajärjestelmä.

4. Rekisterin käyttötarkoitus
Tietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen ja tiedotukseen. Kesäyliopiston kurssien osallistujien ja opettajien tiedot kerätään järjestelmään kesäyliopiston järjestämän opetuksen hallinnoimiseksi, arvosanojen tallentamiseksi ja välittämiseksi sekä laskutuksen järjestämiseksi.

Kesäyliopistolta kerätään tietoja valtakunnallisiin koulutustilastoihin. Tilastoihin ei luovuteta yksittäisten henkilöiden tietoja.

5. Rekisterin tietosisältö
Tallennettavat tiedot ilmenevät kesäyliopiston rekisteröintilomakkeesta. Rekisteriin tallentuvat tiedot, jotka henkilö itse antaa itsestään sekä mahdolliset opintoihin liittyvät osallistumis- ja suoritustiedot.

Henkilön perustiedot:
• nimitiedot
• henkilötunnus / syntymäaika
• osoitteet
• puhelinnumerot
• ammatti
• työpaikka
• samanaikainen opiskelu muussa oppilaitoksessa
• opiskelijanumero
• lupa käyttää tietoja kesäyliopistotiedotukseen

Muut taustatiedot:
• sukupuoli
• äidinkieli
• kotikunta ja lääni
• yleissivistävä peruskoulutus
• ammatillinen koulutus
• aikaisemmat korkeakouluopinnot
• pääasiallinen toiminta
• opintojen tarkoitus

Ilmoittautumis- ja suoritustiedot:
• ilmoittautumistiedot (kurssin nimi, hinta, alkamispäivämäärä, ilmoittautumisen ajankohta, ilmoittautunut/varalla/peruuttanut)
• maksu-/laskutustiedot (summa, maksutapa, maksupäivä, laskunumero, laskutuspäivä, eräpäivä, laskun tila, maksukehotusten lähetyspäivä)
• suoritustiedot (suoritettu kurssi, kurssin laajuus, päivämäärät, opettaja/suorituksen vastaanottaja, arvosana/osallistuminen)

6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähteenä on henkilö itse,
osallistumis- ja suoritustietojen osalta kurssien opettajat ja kuulustelijat ja
maksutietojen osalta pankki tai maksun vastaanottanut toimihenkilö.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tallennetut tiedot on rajoitettu kesäyliopiston sisäiseen käyttöön. Poikkeuksena tähän ovat avoimeen korkeakouluopetukseen osallistuvat, joiden osalta osallistujien tiedot välitetään suoritustietojen rekisteröintiä varten sille korkeakoululle, jonka tutkintovaatimusten mukaiseen opetukseen henkilö osallistuu.

Maksamattomien laskujen perintätoimenpiteitä varten voidaan yksittäisiä tietoja luovuttaa perintää toimeksiannon pohjalta suorittavalle yritykselle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kesäyliopisto vastaa rekisteriin tallennettavien tietojen asianmukaisesta suojauksesta ja tietoturvasta.

9. Tarkastusoikeus
Henkilöllä on Henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle tai se voidaan esittää henkilökohtaisesti edellä mainitussa osoitteessa. Tiedot on oikeus tarkistaa maksutta enintään kerran vuodessa.

10. Tiedon korjaaminen
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki 29 §).

Henkilöllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Allekirjoitettu oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Pyynnössä yksilöidään, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi.

Päivitetty 29.9.2009