DATASKYDDSDEKLARATION FÖR KURSHANTERINGSSYSTEMET VID HELSINGFORSNEJDENS SOMMARUNIVERSITET

En kombinerad registerbeskrivning och informationsdokument för kurshanteringssystemet vid Helsingforsnejdens sommaruniversitet (Personuppgiftslagen (523/99), 10 och 24 §)

  1. Registeransvarig
    Helsingforsnejdens sommaruniversitet
    Kajsaniemigatan 4 A, 00100 Helsingfors
    tel. 020 779 2400
  2. Ansvarsperson och kontaktperson för registerärenden
    Ansvarsperson för registret: Ari Salo, verksamhetsledare
    Kontaktperson för registret: Katja Kuuramaa, utbildningsplanerare
  3. Registrets benämning:
    Kurshanteringssystemet vid Helsingforsnejdens sommaruniversitet
  4. Registrets ändamål
    Uppgifterna används för hantering av kundförhållandet och för informationsförmedling. Uppgifterna om deltagarna och lärarna på sommaruniversitetets kurser samlas in i systemet med tanke på hantering av sommaruniversitetets undervisning, för bevarande och förmedling av kursvitsord samt för ordnande av faktureringen.

Uppgifter från sommaruniversitetet samlas in i utbildningsstatistiska databaser. Uppgifter angående enskilda personer ingår inte i det insamlade statistikmaterialet.

  1. Registrets datainnehåll
    De uppgifter som matas in framgår ur registreringsblanketten. I registret sparas de uppgifter som ges av personen själv samt eventuella uppgifter om deltagande och prestationer.

Grundinformation om en person:
• namn
• personnummer / födelsedatum
• adresser
• telefonnummer
• yrke
• arbetsplats
• samtidiga studier vid andra läroanstalter
• studentnummer
• tillstånd att använda uppgifterna vid sommaruniversitetets informationsförmedling

Övriga bakgrundsuppgifter:
• kön
• modersmål
• hemkommun och län
• allmänbildande grundutbildning
• yrkesutbildning
• tidigare högskolestudier
• huvudsaklig verksamhet
• studiernas ändamål

Anmälnings- och prestationsuppgifter:
• anmälningsuppgifter (kursens namn, pris, första kursdagen, tidpunkt för anmälan, anmäld/reserv/återbud)
• uppgifter om betalning/fakturering (belopp, betalningssätt, betalningsdag, fakturanummer, förfallodag, fakturans status, tidpunkt för betalningspåminnelse)
• uppgifter om prestationer (avlagd kurs, kursens omfattning, datum, lärare/examinator, vitsord/deltagande)

  1. Regelrätta informationskällor
    Informationskällorna är: personen själv;
    angående deltagande och prestationer lärare och examinatorer,
    angående betalningsuppgifterna banken eller den anställd som mottog avgiften.
  2. Regelrätt överlämnande av information och överlämnande av information till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska sfären
    De bevarade uppgifterna är avsedda för sommaruniversitetets interna bruk, med undantag av de som deltar i den öppna högskoleundervisningen. I deras fall vidarebefordras uppgifterna om deltagarna till den högskola enligt vars examenskrav undervisningen har ordnats.

Om obetalda räkningar måste drivas in, kan enstaka uppgifter överlämnas till ett företag som fått uppdraget att utföra indrivningen.

  1. Principer för skydd av registret
    Sommaruniversitetet ansvarar för erforderliga säkerhetsåtgärder och datasekretess angående de uppgifter som bevaras i registret.
  2. Rätt till insyn
    En person har enligt Personuppgiftslagen rätt att kontrollera de uppgifter om honom eller henne som bevaras i ett personregister. Begäran om insyn skall sändas skriftligt till den registeransvarige eller framföras personligt på den ovannämnda adressen. Den registrerade har rätt att kontrollera sina uppgifter avgiftsfritt högst en gång per år.
  3. Rättelse av en uppgift
    Den registeransvarige skall utan obefogat dröjsmål på eget initiativ eller på yrkande av den registrerade rätta, utplåna eller komplettera en personuppgift som ingår i ett personregister och som med hänsyn till ändamålet med behandlingen är oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad (Personuppgiftslagen 29 §).Den registrerade har rätt att kräva att en felaktig uppgift rättas. Yrkande om rättelse skall göras skriftligt, undertecknas och lämnas till den registeransvarige. I yrkandet bör nämnas de uppgifter i vilka den registrerade kräver förändringar.

Uppdaterad 16.3.2015